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Trattamento fiscale del rimborso delle spese sostenute dai dipendenti in Smart Working

Con una nota, l’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti sul trattamento fiscale del rimborso delle spese sostenute dai dipendenti in Smart Working

La tematica dei rimborsi spese per i lavoratori dipendenti ha assunto al giorno d’oggi un particolare interesse in considerazione del fatto che, in seguito alla diffusione della pandemia da Covid-19, è stato fatto ampio ricorso al lavoro agile.

Si noti che l’irrilevanza fiscale di tali somme è subordinata al soddisfacimento di una duplice condizione:

  • il rimborso spese deve essere erogato a fronte di un costo sostenuto dal dipendente nell’interesse esclusivo del datore di lavoro;
  • il quantum del rimborso spese deve essere oggettivamente determinabile.

In merito al primo punto non vi sono particolari dubbi, in quanto è pacifico che il lavoratore dipendente che non svolge la propria prestazione nella sede aziendale debba sopportare dei costi che altrimenti non avrebbe sostenuto.

Per ciò che concerne il secondo aspetto, invece, ci si domanda quali possano essere dei parametri oggettivi a cui ancorare il rimborso spese da erogare ai dipendenti.

Le principali difficoltà discendono dal fatto che i costi sostenuti dal lavoratore dipendente (elettricità, rete internet, riscaldamento) non sono misurabili separatamente.

Sulla questione del trattamento fiscale del rimborso delle spese sostenute dai dipendenti in Smart Working si è espressa l’Agenzia delle Entrate con la risposta ad interpello n. 314/E/2021.

Secondo quanto riportato, se il rimborso spese erogato al dipendente si basa su parametri diretti ad individuare i costi risparmiati dal datore, è corretto ritenere che la quota di costi rimborsati al dipendente possa considerarsi riferibile a consumi sostenuti nell’interesse esclusivo del datore di lavoro.

Nello specifico, la società istante (datore di lavoro), nell’ambito di un accordo sindacale di secondo livello o di un regolamento aziendale avente ad oggetto il trattamento economico e normativo dei propri lavoratori che svolgono la loro attività con le modalità del lavoro agile, ritiene di dover tenere indenni i dipendenti dalle spese che si troveranno a sostenere per ragioni lavorative quando opereranno presso la propria abitazione.

Al riguardo, la società istante intende concedere ad ogni dipendente una somma giornaliera, pari a 0,50 euro a titolo di rimborso delle spese delle quali il lavoratore si deve far carico per poter svolgere la propria attività lavorativa secondo le modalità del lavoro agile anziché presso la sede aziendale.

Tale somma sarebbe comprensiva delle spese sostenute dal dipendente per:

  • il consumo di energia elettrica per l’utilizzo di un computer e di una lampada;
  • l’utilizzo dei servizi igienici (acqua e materiale di consumo);
  • l’accensione del riscaldamento nel periodo invernale per un’ora al giorno.

La società istante ha poi rappresentato che:

  • i costi diretti legati al luogo di svolgimento della prestazione (abitazione o altro luogo) saranno a carico dipendente;
  • non si considereranno le spese di vitto, i costi per la climatizzazione estiva, i costi per la rete internet e i costi fissi per l’allaccio alla rete elettrica.

Inoltre, nell’istanza di interpello la società istante ha sottolineato che l’importo del rimborso giornaliero fissato in 0,50 euro, è in realtà inferiore rispetto al risultato relativo al costo giornaliero stimato (pari a 0,5135 euro) e a quello risparmiato dalla società (pari a 0,5105 euro).

In un siffatto contesto, ad avviso dell’Agenzia delle Entrate, l’erogazione della somma di 0,5 euro su base giornaliera come sopra determinata, risulta essere idonea ad essere configurata come spesa sostenuta nell’esclusivo interesse del datore di lavoro in quanto oggettivamente determinabile su base documentale e con ciò esclusa dal novero dei redditi di lavoro dipendente ex articolo 51 Tuir.

Se vuoi maggiori informazioni sul trattamento fiscale del rimborso delle spese sostenute dai dipendenti in Smart Working, scrivici a info@millergroup.it.

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