Smart Working: Best Practices con Google Cloud

Google ha condiviso alcune Best Practices per favorire lo Smart Working e mantenere la business continuity utilizzando gli strumenti di GSuite

Con l’emergenza Covid-19, molte realtà hanno dovuto adottare lo Smart Working per permettere ai propri dipendenti di svolgere le mansioni assegnate senza risultare presenti sul posto di lavoro, evitando così ogni situazione di possibile contagio.

Come sappiamo, quando si parla di Smart Working, non si intende solo lavoro da remoto, ma si tratta di una vera e propria formula lavorativa “smart”, in cui gioca un ruolo fondamentale il Cloud.

Il Cloud è quello spazio di archiviazione personale, accessibile in qualsiasi momento ed in ogni luogo utilizzando semplicemente una qualunque connessione ad Internet.

G Suite è sicuramente la suite di software e strumenti di produttività per il cloud computing e per la collaborazione più conosciuta al mondo, offerta in abbonamento da Google.

Scelta da milioni di imprese e PMI, essa include le diffuse applicazioni Web di Google tra cui Gmail, Google Drive, Google Hangouts, Google Calendar e Google Documenti.

Al fine di supportare le imprese che tuttora sono alla ricerca di un aiuto per familiarizzare con gli strumenti digitali così da mantenere alta la produttività, Google ha condiviso alcune delle best practices per GSuite che permettono alle aziende e ai team di lavorare insieme in modo efficace, indipendentemente da dove si trovino.

  1. Creare un alias del team per rimanere facilmente in contatto. Vale a dire, creare gruppi e mailing list che includano tutti i membri del team, per condividere rapidamente le informazioni, e una chat room (in questo caso con Hangouts Chat) per le discussioni.
  2. Controllare i permessi di condivisione sui documenti importanti in modo tale che i colleghi e i collaboratori possano modificare e commentare solo dove e quanto sia necessario. Si potrebbe anche creare un Drive condiviso dove il team possa archiviare, ricercare e accedere ai file da qualsiasi dispositivo.
  3. Pianificare le riunioni in modo da poter rimanere in contatto. Impostare gli inviti del calendario, creare un’agenda e allegare documenti pertinenti all’invito. È anche una buona idea assicurarsi che tutti abbiano familiarità con le videoconferenze (in questo caso di Hangouts Meet).
  4. È utile che il team sia connesso e sincronizzato sull’andamento delle attività con riunioni quotidiane per rimanere in contatto con il team. Lavorare a casa è un ottimo modo per mantenere le persone coinvolte.
  5. Condividere regolarmente obiettivi e aggiornamenti. Che sia in una chat di gruppo o in un documento condiviso che tutti aggiornano, tracciare ciò che viene realizzato è un ottimo modo per rimanere connessi, tenere tutti aggiornati e per il follow-up delle attività. Google Sites consente anche di impostare un sito interno per consolidare informazioni e risorse importanti in un hub centrale per il proprio team o per condividere informazioni in modo più ampio con la propria organizzazione.
  6. Controllare gli impegni del team in Google Calendar prima di pianificare riunioni o altre attività in modo che, se un membro del team tenta di pianificare una riunione al di fuori del periodo di disponibilità, sia possibile riorganizzarsi.

Se anche tu sei interessato ad implementare GSuite al fine di consentire ai tuoi collaboratori di lavorare a distanza in modo flessibile ed efficiente, scrivi innovation@millergroup.it. Il team Tech di Miller Group – Partner certificato Google – ti illustrerà tutte le soluzioni tecnologiche su misura per te e per la tua impresa.

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