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FATTURAZIONE ELETTRONICA: sai già cosa fare in caso di esito negativo?

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La fattura elettronica, in formato XML (eXtensible Markup Language), viene trasmessa per via telematica al Sistema di Interscambio. Questa fase è caratterizzata da un controllo delle informazioni minime obbligatorie che il documento di fatturazione deve necessariamente contenere: è un processo che può variare da pochi minuti a 5 giorni, ma cosa succede in caso di esito negativo o di esito positivo? Le informazioni da inserire sono reperibili nell’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972: nel caso di fattura semplificata, bisogna concentrarsi su quelle stabilite dall’art. 21-bis del medesimo decreto, nonché sulle altre informazioni indicate nelle specifiche tecniche richieste per il superamento dei controlli di conformità illustrati nel prosieguo dell’intervento.

Come trasmettere le fatture elettroniche?
Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai clienti tramite il Sistema di Interscambio perché, in caso contrario, sono considerate non emesse.
Per prima cosa, è necessario soddisfare i requisiti per l’identificazione del soggetto trasmittente. Successivamente, sarà possibile procedere con la trasmissione della fattura con le seguenti modalità:

  • PEC, ovvero la posta elettronica certificata;
  • Servizi informatici appositi dell’Agenzia delle Entrate, come la procedura web e l’applicazione creata per i dispositivi mobili;
  • Sistema di cooperazione applicativa, con servizio esposto tramite un modello “web service”;
  • Sistema di trasmissione dei dati tra terminali remoti, basato su protocollo FTP.

Una volta predisposta la fattura, il soggetto economico può:

  • Accedere con le proprie credenziali al portale “Fatture e Corrispettivi” e usare il servizio di trasmissione;
  • Allegare al messaggio PEC il file della fattura;
  • Utilizzare la PEC dell’intermediario per inviare il file della fattura, previo accordo con quest’ultimo.

L’indirizzo telematico che il cliente ha comunicato al proprio fornitore deve essere inserito all’interno della fattura per un corretto invio: potrà essere un indirizzo PEC o un codice alfanumerico di 7 cifre, ovvero il Codice Destinatario.

Quali controlli vengono effettuati?
Dopo aver inviato il file della fattura al Sistema di Interscambio, questo esegue dei controlli e, qualora superati, il Sistema invia automaticamente il file al destinatario telematico indicato. Se non fosse possibile recapitare il file, il Sistema rende disponibile al committente la fattura elettronica nella sua area riservata dell’Agenzia delle Entrate.
I controlli effettuati dal Sistema di Interscambio sono:

  • Verifica della presenza delle informazioni minime obbligatorie previste per legge;
  • Verifica dell’esistenza dei valori della partita IVA del fornitore e della partita IVA o del Codice Fiscale del cliente
  • Verifica della compilazione del campo “Codice Destinatario”
  • Verifica della coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’IVA.

I controlli possono avere esito positivo o negativo.
In caso di esito negativo, il Sistema di Interscambio non approva la fattura elettronica e invia al soggetto una ricevuta di scarto, contenente il codice e una breve descrizione del motivo dello scarto. Quindi, una volta visionata la ricevuta di scarto, sarà necessario correggere l’errore e inviare nuovamente il file corretto, ricompilando la fattura con la stessa data e numerazione di quella scartata in precedenza.
Al contrario, in caso di esito positivo dei controlli, il Sistema di Interscambio recapita direttamente la fattura elettronica all’indirizzo indicato, inviando al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di consegna. All’interno di quest’ultima, inoltre, si troveranno:

  • il nome del file dato dal soggetto che ha emesso la fattura;
  • un numero del Sistema di Interscambio che identifica il file;
  • un codice, chiamato hash, che garantisce l’integrità del file.

A questo punto, tuttavia, la fattura non è ancora considerata ricevuta ai fini fiscali del cliente. Per questo, il fornitore deve avvisare il cliente che la fattura elettronica è disponibile nell’area riservata: dal momento della visualizzazione della fattura, scatterà la data di decorrenza della detraibilità dell’IVA.


Per maggiori informazioni chiedi a Paola Gatti, Commercialista e Revisore contabile presso Miller Group: paola.gatti@millergroup.it


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